2018-12-07

Statut prawny

Załącznik do zarządzenia Nr 28

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 10 czerwca 2019 r.

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W BIAŁYMSTOKU

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

 

§ 1. Archiwum Państwowe w Białymstoku, utworzone zarządzeniem Ministra Oświaty z dnia 10 listopada 1950 r. w sprawie utworzenia Archiwów Państwowych w Białymstoku i Rzeszowie (Dz. Urz. Min. Ośw. z 1951 r. poz. 1), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:

1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730), zwanej dalej „ustawą”;

2) niniejszego Statutu;

3) innych przepisów prawa.

§ 2. 1. Siedziba Archiwum mieści się w Białymstoku.

2. Obszar działania Archiwum określają przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.

§ 3. Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

§ 4. Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z godłem państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Białymstoku”.

 

Rozdział 2

Zadania i zakres działania

 

§ 5. 1. Do zadań Archiwum należy:

1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego i nadzór nad nim;

2) gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;

3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;

4) udostępnianie materiałów archiwalnych;

urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;

5) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;

6) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;

7) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą;

8) wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.

2. Oprócz działalności, o której mowa w ust. 1, Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1) wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;

2) sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi;

3) przetwarzania danych i informacji zawartych w materiałach archiwalnych.

3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:

1) przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.

§ 6. W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1) w sprawach kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są obowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

b) określanie, dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,

c) określanie uzupełnień jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy, jeżeli jest to niezbędne do klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji,

d) przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

e) wykonywanie ekspertyz archiwalnych,

f) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

g) współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

h) prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych,

i) pozostawianie materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 5 ust. 1e ustawy, na pisemny wniosek osoby prawnej, organu bądź jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

2) w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a) przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzonymi do nich środkami ewidencyjnymi,

b) rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c) profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,

e) ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b) opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami metodycznymi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

c) opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych, w tym pomocy archiwalnych wyższego rzędu;

4) w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,

b) wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych z innych archiwów albo innych instytucji oraz do tych podmiotów,

c) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie środków ewidencji i pomocy archiwalnych;

5) w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6) w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a) prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powoływanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w projektach realizowanych lub inicjowanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

b) opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d) współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami nauki i kultury,

e) przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

7) w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a) współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

b) organizowanie oraz prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych oraz odczytów i warsztatów o tematyce historyczno-archiwalnej dla określonych grup odbiorców, w szczególności dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

c) przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

d) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz udział w przygotowaniu wystaw i innych przedsięwzięć popularyzatorskich organizowanych przez podmioty zewnętrzne,

e) upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

f) wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych,

g) opracowanie wydawnictw informacyjnych o materiałach archiwalnych i Archiwum;

8) w zakresie spraw dotyczących dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania:

a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b) przejmowanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie orzeczenia sądu rejestrowego,

c) realizacja cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

e) prowadzenie ewidencji dokumentacji niearchiwalnej przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

f) udostępnianie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym, wydawanie z niej kopii oraz odpisów, a także umożliwianie korzystania z niej, w tym wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.

§ 7. 1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2. Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1-2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.

§ 8. 1. Realizując swoje zadania, Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządu terytorialnego na obszarze swego działania.

2. Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

Rozdział 3

Struktura organizacyjna

 

§ 9. 1. W skład Archiwum wchodzą:

1) Oddział I ewidencji, informacji, udostępniania materiałów archiwalnych w skład, którego wchodzą:

a) Czytelnia,

b) Biblioteka,

c) Pracownia digitalizacji materiałów archiwalnych,

d) Pracownia konserwacji materiałów archiwalnych;

2) Oddział II opracowywanie zasobu archiwalnego i popularyzacji materiałów archiwalnych w skład, którego wchodzi stanowisko do spraw przechowalnictwa;

3) Oddział III nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym;

4) Oddział IV administracyjny;

5) Księgowość;

6) Samodzielne stanowisko do spraw kadr

7) Sekretariat.

2. W skład Archiwum wchodzi oddział w Łomży noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Białymstoku Oddział w Łomży”.

§ 10. 1. Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych im zadań.

2. W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.

§ 11. Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

 

Rozdział 4

Kierownictwo Archiwum, pracownicy

 

§ 12. 1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

§ 13. 1. Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz sprawuje nadzór nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2. Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;

2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;

4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

6) wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

7) wydawanie zarządzeń o charakterze wewnętrznym oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;

8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1559 i z 2019 r. poz. 730);

9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;

11) kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;

12) kierowanie ochroną przetwarzanych informacji niejawnych;

13) kierowanie ochroną danych osobowych.

§ 14. Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

§ 15. Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1915 i z 2019 r. poz. 1043);

3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 i 1043).

§ 16. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisów podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska, planu pracy komórki organizacyjnej, bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.

3. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników oddziałów i działów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, a także dokonuje opisu ich stanowisk pracy.

 

Rozdział 5

Organy doradcze i opiniodawcze

 

§ 17. 1. W Archiwum działają następujące organy doradcze i opiniodawcze:

1) Kolegium;

2) Komisja Metodyczna;

3) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach - wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach.

2. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

§ 18. 1. Dyrektor Archiwum powołuje Kolegium oraz określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje Komisję Metodyczną i określa jej skład osobowy.

2. W przypadku organu, o którym mowa w § 17 ust. 1 pkt 3, w zakresie określenia jego składu osobowego dyrektor Archiwum współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Suwałkach.

 

Rozdział 6

Mienie i finanse Archiwum

 

§ 19. Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.  z 2019 r. poz. 869) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

§ 20. Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością Archiwum.

§ 21. 1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy, działający łącznie, oraz ustanowieni przez dyrektora pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

Rozdział 7

Przepis końcowy

 

§ 22. Zmiany w Statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

 


 

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się