ARCHIWUM PAŃSTWOWE W BIAŁYMSTOKU

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

przez Archiwum Państwowe w Białymstoku

Klauzula informacyjna dla osób korzystających z czytelni AP w Białymstoku

1.  Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu oraz w jaki sposób są one wykorzystywane pozostaje Archiwum Państwowe w Białymstoku, ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok.

2. Jak się z nami skontaktować?

Kontakt z Administratorem jest możliwy w jego siedzibie przy ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok lub pod numerem tel. (85) 743-56-03. Administrator wyznaczył także InspektorOchrony Danych, którym można kontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail na adres: iodo@bialystok.ap.gov.p lub drogą pocztową na adres Administratora, we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Archiwum.

3. W jakim celu przetwarzamy dane?

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w związku z wypełnieniem nałożonego na niego obowiązku prawnego polegającego na udostępnianiu osobom zainteresowanym materiałów archiwalnych, dokonywanego w ramach przekazanych Archiwum zadań realizowanych w interesie publicznym.

4. Na jakiej podstawie Administrator przetwarza dane?

Z zastrzeżeniem postanowień szczegółowych, o których mowa niżej, Administrator przetwarza            Państwa dane na podstawie art.6 ust. 1 lit. c) oraz e) RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w związku z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podanie określonych danych – za wyjątkiem numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej – jest  obligatoryjne i wynika z art. 16d ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie       archiwalnym i archiwach. Konsekwencją niepodania danych w wymaganym zakresie będzie brak       możliwości udostępnienia Państwu materiałów archiwalnych. 

Podanie numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej pozostaje całkowicie dobrowolne i wynika z ewentualnego wyrażenia przez Państwa zgody w tym zakresie, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

5. Jak dlugo przechowujemy dane?

Państwa dane osobowe są przechowywane przez stosowne okresy, wynikające z ustaleń jednolitego rzeczowego wykazu akt archiwów państwowych stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 46 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 19 grudnia 2019 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie   organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.

6. Komu możemy udostępnić dane?

Dostęp do Państwa danych posiadają jedynie upoważnieni pracownicy Archiwum i nie będą one udostępniane innym podmiotom.

7. Jakie uprawnienia przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

• ·         dostępu do danych,
• ·         sprostowania danych,
• ·         usunięcia danych (w przypadkach określonych w art. 17 RODO),
• ·         ograniczenia przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 18 RODO),
• ·         przenoszenia danych (w przypadkach określonych w art. 20 RODO),
• ·         wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 21 RODO).

Ponadto, w przypadku, gdy Państwa dane są przetwarzane przez Archiwum na podstawie Państwa zgody, o której mowa w punkcie 4, przysługuje Państwu uprawnienie do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.       

W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych przez Administratora przysługuje Państwu uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Archiwum Państwowe w Białymstoku mogą Państwo realizować kontaktując się z Administratorem lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych, na adres wskazany w  punkcie 2.

8. Czy Państwa dane mogą zostać wykorzystane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji?

Państwa dane nie będą podlegały przetwarzaniu umożliwiającemu podejmowanie względem Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowaniu. Przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego (dokonywanego za pomocą urządzeń technicznych) przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu tych danych, w  szczególności, do analizy lub prognozy zachowań, preferencji lub zainteresowań.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

przez Archiwum Państwowe w Białymstoku

Kaluzula informacyjna dla interesantów AP w Białymstoku

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu oraz w jaki sposób są one wykorzystywane pozostaje Archiwum Państwowe w Białymstoku, ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok.

2. Jak się z nami skontaktować?

Kontakt z Administratorem jest możliwy w jego siedzibie przy ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok lub pod numerem tel. (85) 743-56-03. Administrator wyznaczył także Inspektora Ochrony     Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail na adres: iodo@bialystok.ap.gov.pl lub drogą pocztową na adres Administratora, we wszystkich sprawach

3. W jakim celu przetwarzamy dane?

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w celach niezbędnych dla wykonywania nałożonych na niego obowiązków lub zadań realizowanych w interesie publicznym oraz w ramach powierzonej mu władzy publicznej. Cele te obejmują: prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji w sprawach przekazanych do kompetencji Archiwum na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, wykonywania usług archiwalnych w zakresie określonym przepisami ww. ustawy oraz udostępniania zainteresowanym podmiotom zgromadzonych materiałów archiwalnych.

4. Na jakiej podstawie Administrator przetwarza dane?

Administrator przetwarza Państwa dane na podstawie art.6 ust. 1 lit. c) oraz e) RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w związku z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podanie określonych danych pozostaje wymogiem ustawowym wynikającym z konieczności   realizacji przez Administratora jego zadań i obowiązków określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Konsekwencją niepodania danych w wymaga  zakresie może być brak możliwości skorzystania przez Państwa z usług Archiwum, w tym również udostępnienia Państwu materiałów archiwalnych.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Państwa dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów o których mowa w punkcie 3. Wielość celów przetwarzania powoduje, że szczegółowe kryteria dotyczące czasu przechowywania Państwa danych są ustalane na podstawie postanowień przyjętego przez Archiwum Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, określającego maksymalny okres przechowywania dokumentacji zawierającej Państwa dane.

6. Komu możemy udostępnić dane?

Państwa dane przetwarzane w celach określonych w punkcie 3 mogą zostać udostępnionepodmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów lub w związku  z realizacją celów przetwarzania przez Administratora. Podmiotami takimi mogą być np. operatorzy pocztowi w sytuacji przekazywania Państwu pisemnych odpowiedzi na kierowane przez Państwa zapytania.

7. Jakie uprawnienia przysługują Państwu w związku z przetwarzeniem danych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

• ·        dostępu do danych,
• ·        sprostowania danych,
• ·        usunięcia danych (w przypadkach określonych w art. 17 RODO),
• ·        ograniczenia przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 18 RODO),
• ·       wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 21 RODO).

W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych przez Administratora przysługuje Państwu uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Archiwum Państwowe w Białymstoku mogą Państwo realizować kontaktując się z Administratorem lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych, na adres wskazany w punkcie 2.

8. Czy Państwa dane mogą zostać wykorzystane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji?

Państwa dane nie będą podlegały przetwarzaniu umożliwiającemu podejmowanie względem Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowaniu. Przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego (dokonywanego za pomocą urządzeń technicznych) przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu tych danych, w  szczególności, do analizy lub prognozy zachowań, preferencji lub zainteresowań.

Informacja dotycząca ograniczenia uprawnień w zakresie ochrony danych osobowych

przetwarzanych w ramach prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Białymstoku działalności archiwalnej

Działając na podstawie art. 22b ust. 1 – 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej Ustawa), Dyrektor Archiwum Państwowego w Białymstoku informuje, że:

1.   Archiwum Państwowe w Białymstoku – w ramach prowadzonej działalności archiwalnej – przetwarza dane osobowe oraz przechowuje dokumentację osobową i płacową dotyczącą pracodawców, o czasowym okresie przechowywania.

2.    Osobom, których dane osobowe są zawarte we wskazanej w punkcie 1 dokumentacji lub są przetwarzane w związku z prowadzoną przez Archiwum działalnością archiwalną przysługują uprawnienia przewidziane przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej ,,RODO”).

3.     W związku z celami działalności Archiwum niektóre spośród uprawnień, o których mowa w punkcie 2 podlegają określonym ograniczeniom. Ograniczenia te dotyczą:

·     uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych, o którym mowa w art. 16 RODO. Ograniczenie w tym przypadku polega na przyjęciu przez Archiwum od osoby, której dane dotyczą, pisemnego sprostowania lub uzupełnienia dotyczących jej danych osobowych. Archiwum nie dokonuje jednak ingerencji w materiały archiwalne. Sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych Archiwum;

·       uprawnienia do żądania ograniczenia przetwarzania danych, w przypadkach przewidzianych w art. 18 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO. Ograniczenie to związane jest z koniecznością zapewnienia przez Archiwum możliwości korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z Ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych;

·    uprawnienia do uzyskania przez osoby, o których mowa w punkcie 2 potwierdzenia, czy Archiwum przetwarza ich dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce do uzyskania przez te osoby dostępu do tych danych oraz informacji wymienionych w art. 15 ust. 1 lit. a – h RODO. Realizacja tych uprawnień następuje jedynie w takim zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

W przypadku ewentualnych pytań zachęcamy do kontaktu z wyznaczonym przez Archiwum Inspektorem Ochrony Danych. Kontakt możliwy jest za pośrednictwem poczty e-mail na adres iodo@bialystok.ap.gov.pl.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

przez Archiwum Państwowe w Białymstoku   -

  dla kontrahentów AP.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu oraz w jaki sposób są one wykorzystywane pozostaje Archiwum Państwowe w Białymstoku, ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok (dalej: ,,Archiwum” lub ,,Administrator”).

Jak się z nami skontaktować?

Kontakt z Administratorem jest możliwy w jego siedzibie przy ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok lub pod numerem tel. (85) 743-56-03. Administrator wyznaczył także Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail na adres: iodo@bialystok.ap.gov.pllub drogą pocztową na adres Administratora, we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Archiwum.

W jakim celu przetwarzamy dane?

a. Jeżeli pozostają Państwo kontrahentami Archiwum lub pracownikami kontrahentów, czyli podmiotów świadczących na rzecz Archiwum usługi, Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w celu zawarcia oraz wykonania umowy, której przedmiotem są te usługi, a także w celu realizacji związanych z zawarciem takiej umowy obowiązków, np. obowiązków podatkowych.

b. W pozostałych przypadkach Państwa dane są przetwarzane w celach niezbędnych dla wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym oraz w ramach powierzonej Administratorowi władzy publicznej, np. prowadzenia postępowań administracyjnych oraz realizacji nałożonych na Archiwum obowiązków prawnych.

Jakie dane przetwarzamy?

W przypadku kontrahentów (w tym ich pracowników oraz osób reprezentujących kontrahentów) Administrator może przetwarzać: imiona i nazwiska, numery PESEL, numery NIP, informacje dotyczące pełnionej funkcji/zajmowanego stanowiska, adresy poczty elektronicznej oraz numery telefonu.

W przypadku pozostałych osób dane obejmują: imiona, nazwiska, adresy poczty elektronicznej, numery telefonu oraz zajmowane stanowiska.

W jaki sposób Administrator uzyskał Państwa dane?

Administrator uzyskał Państwa dane bezpośrednio od Państwa lub w sposób pośredni, od podmiotów, na rzecz lub w imieniu których Państwo działają, m.in. Państwa pracodawców, osób, których pozostają Państwo reprezentantami lub przedstawicielami.

Na jakiej podstawie Administrator przetwarza dane?

Administrator przetwarza Państwa dane na podstawie art.6 ust. 1 lit. b), c) oraz e) RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w związku z odpowiednimi przepisami ustaw krajowych, np. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lub ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.  

Wymóg podania danych

Podanie określonych danych pozostaje wymogiem ustawowym wynikającym z konieczności realizacji przez Administratora jego zadań i obowiązków, a  w przypadku danych kontrahentów wymóg podania warunkuje dodatkowo zawarcie oraz prawidłową realizację zawartej umowy.

Jak długo przechowujemy dane?

Państwa dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla potrzeb których są one przetwarzane. Wielość celów przetwarzania powoduje, że szczegółowe kryteria dotyczące czasu przechowywania Państwa danych są ustalane na podstawie postanowień przyjętego przez Archiwum Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, określającego maksymalny okres przechowywania dokumentacji zawierającej Państwa dane.

Komu możemy udostępnić dane?

Państwa dane mogą zostać udostępnione podmiotom współpracującym z Administratorem, gdy konieczność taka będzie związana z realizacją celów, dla których dane są przetwarzane. Podmiotami takimi mogą być np. operatorzy pocztowi, dostawcy usług IT (poczty e-mail) oraz podmioty świadczące na rzecz Archiwum obsługę prawną. Dane w określonym zakresie mogą być również przekazane właściwym organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Jakie uprawnienia przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

·        dostępu do danych,

·        sprostowania danych,

·        usunięcia danych (w przypadkach określonych w art. 17 RODO),

·        ograniczenia przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 18 RODO),

·        wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 21 RODO).

W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych przez Administratora przysługuje Państwu uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Archiwum Państwowe w Białymstoku mogą Państwo realizować kontaktując się z Administratorem lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych.

Klauzula informacyjna dotycząca funkcjonowania monitoringu

Informujemy, że na terenie Archiwum Państwowego w Białymstoku przy ul. A. Mickiewicza 101 funkcjonuje całodobowy monitoring wizyjny. Obszar objęty monitoringiem został oznaczony tabliczkami informacyjnymi.

1. Kto jest administratorem danych uzyskanych za pomocą monitoringu?

Administratorem systemu monitoringu oraz danych osobowych uzyskanych z jego pomocą, czyli                 podmiotem decydującym o tym w jakim celu oraz w jaki sposób są one wykorzystywanepozostaje                 Archiwum Państwowe w Białymstoku, ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok.

2. Jak się z nami skontaktować?

Kontakt z Administratorem jest możliwy w jego siedzibie przy ul. A. Mickiewicza 101, 15-257      Białystok lub pod numerem tel. (85) 743-56-03. Administrator wyznaczył także Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail na adres: iodo@bialystok.ap.gov.pl lub drogą pocztową na adres Administratora we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych.

3. W jakim celu są przetwarzane dane uzyskane za pośrednictwem monitoringu?

Dane uzyskane przez Administratora za pomocą systemu monitoringu są przetwarzane w celu realizacji nałożonych na Archiwum obowiązków i wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym oraz w ramach powierzonej mu władzy publicznej. Cel, o którym mowa obejmuje w szczególności zabezpieczenie mienia w postaci materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobach Archiwum.

4. Na jakiej podstawie Administrator przetwarza dane?

Podstawę prawną przetwarzania danych stanowią odpowiednie przepisy RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisy ustaw krajowych.

Podstawy prawne przetwarzania Państwa danych mogą się różnić w zależności od tego czy pozostają          Państwo osobami korzystającymi z usług Archiwum lub odwiedzającymi budynek Archiwum w innych celach, czy też są Państwo zatrudnieni przez Administratora. Podstawy te są następujące:

a) w przypadku osób przebywających na terenie objętym monitoringiem, niebędących osobami       zatrudnionymi w Archiwum – art.6 ust. 1 lit. c) oraz lit. e) RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

b) w przypadku osób zatrudnionych w Archiwum – art.6 ust. 1 lit. c) oraz art. e) RODO w związku z       przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz    ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Dane uzyskane za pomocą systemu monitoringu są przechowywane przez okres 90 dni od daty ich              uzyskania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w zdaniu poprzedzającym ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.

6. Komu możemy udostępnić dane?

Dane pozyskane za pośrednictwem systemu monitoringu mogą być udostępnione podmiotom   uprawnionym do ich uzyskania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, np. organom  publicznym takim jak Policja, do celów prowadzonych przez nie postępowań.Zapis monitoringu może być także udostępniony osobom bezpośrednio zainteresowanym wyjaśnieniem konkretnego zdarzenia (przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony danych osobowych innych zarejestrowanych osób, gdyby ujawnienie dotyczących ich danych mogło doprowadzić do naruszenia ich praw lub wolności).

7. Jakie uprawnienia przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

·         dostępu do danych,

·         usunięcia danych (w przypadkach określonych w art. 17 RODO),

·         ograniczenia przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 18 RODO),

·         wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 21 RODO).

W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych przez Administratora przysługuje Państwu uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora mogą Państwo realizować poprzez kontakt telefoniczny lub pocztowy (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej) z Archiwum lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych.

8. Czy Państwa dane mogą zostać wykorzystane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji?

Państwa dane nie będą podlegały przetwarzaniu umożliwiającemu podejmowanie względem Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowaniu. Przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego (dokonywanego za pomocą urządzeń technicznych) przetwarzania  danych osobowych, które polega na wykorzystaniu tych danych, w szczególności, do analizy lub prognozy zachowań, preferencji lub zainteresowań.

Klauzula informacyjna dotycząca funkcjonowania monitoringu

Informujemy, że na terenie Archiwum Państwowego w Białymstoku Oddział w Łomży przy ul. Aleja Legionów 36 funkcjonuje całodobowy monitoring wizyjny. Obszar objęty monitoringiem został oznaczony tabliczkami informacyjnymi.

1. Kto jest administratorem danych uzyskanych za pomocą monitoringu?

Administratorem systemu monitoringu oraz danych osobowych uzyskanych z jego pomocą,                 czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu oraz w jaki sposób są one wykorzystywane    pozostaje Archiwum Państwowe w Białymstoku, ul. A. Mickiewicza 101, 15-257 Białystok.

2. Jak się z nami skontaktować?

Kontakt z Administratorem jest możliwy w jego siedzibie przy ul. A. Mickiewicza 101, 15-257      Białystok lub pod numerem tel. (85) 743-56-03. Administrator wyznaczył także Inspektora Ochrony    Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail na adres:          iodo@bialystok.ap.gov.pllub drogą pocztową na adres Administratora we wszystkich sprawach               dotyczących przetwarzania danych osobowych.

3. W jakim celu są przetwarzane dane uzyskane za pośrednictwem monitoringu?

Dane uzyskane przez Administratora za pomocą systemu monitoringu są przetwarzane w celu    realizacji nałożonych na Archiwum obowiązków i wykonania zadań realizowanych w interesie        publicznym oraz w ramach powierzonej mu władzy publicznej. Cel, o którym mowa obejmuje           w szczególności zabezpieczenie mienia w postaci materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobach Archiwum.

4. Na jakiej podstawie Administrator przetwarza dane?

Podstawę prawną przetwarzania danych stanowią odpowiednie przepisy RODO, czyli      Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.           w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie            swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisy             ustaw krajowych.

Podstawy prawne przetwarzania Państwa danych mogą się różnić w zależności od tego czy pozostają  Państwo osobami korzystającymi z usług Archiwum lub odwiedzającymi budynek Archiwum        w innych celach, czy też są Państwo zatrudnieni przez Administratora. Podstawy te są następujące:

a) w przypadku osób przebywających na terenie objętym monitoringiem, niebędących osobami zatrudnionymi w Archiwum – art.6 ust. 1 lit. c) oraz lit. e) RODO w związku z przepisami   ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

b) w przypadku osób zatrudnionych w Archiwum – art.6 ust. 1 lit. c) oraz art. e) RODO w związku   z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Dane uzyskane za pomocą systemu monitoringu są przechowywane przez okres 21 dni od daty ich    uzyskania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu   prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić   dowód w postępowaniu, termin określony w zdaniu poprzedzającym ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.

6. Komu możemy udostępnić dane?

Dane pozyskane za pośrednictwem systemu monitoringu mogą być udostępnione podmiotom   uprawnionym do ich uzyskania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, np. organom              publicznym takim jak Policja, do celów prowadzonych przez nie postępowań.Zapis monitoringu może być także udostępniony osobom bezpośrednio zainteresowanym wyjaśnieniem konkretnego zdarzenia   (przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony danych osobowych innych zarejestrowanych osób,      gdyby ujawnienie dotyczących ich danych mogło doprowadzić do naruszenia ich praw lub                wolności).

7. Jakie uprawnienia przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

·         dostępu do danych,

·         usunięcia danych (w przypadkach określonych w art. 17 RODO),

·         ograniczenia przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 18 RODO),

·         wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w przypadkach określonych w art. 21 RODO).

W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych przez Administratora przysługuje     Państwu uprawnienie do wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu          Ochrony Danych Osobowych.

Uprawnienia przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez          Administratora mogą Państwo realizować poprzez kontakt telefoniczny lub pocztowy (w tym      za pośrednictwem poczty elektronicznej) z Archiwum lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony       Danych.

8. Czy Państwa dane mogą zostać wykorzystane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji?

Państwa dane nie będą podlegały przetwarzaniu umożliwiającemu podejmowanie względem Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowaniu. Przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego (dokonywanego za pomocą urządzeń technicznych) przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu tych danych, w szczególności, do analizy lub prognozy zachowań, preferencji lub zainteresowań.