Archiwum załatwia sprawy na podstawie pisemnego podania. Powinno ono zawierać dane osoby od której pochodzi (nazwisko, imię, adres) oraz żądanie załatwienia sprawy zgodnie z wymaganiami zawartymi w przepisach szczególnych. Podanie może być wniesione pisemnie, faksem, pocztą elektroniczną lub ustnie do protokołu. W przypadku odpłatnych usług należy wnieść zamówienie na piśmie z własnoręcznym podpisem.

Zainteresowany może załatwiać sprawę osobiście lub przy pomocy pełnomocnika, którym może być osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych.. Pełnomocnictwo winno być udzielone w formie pisemnej (pełnomocnik powinien dołączyć do akt oryginału lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa). W sprawach mniejszej wagi można odstąpić od żądania pełnomocnictwa jeżeli daną osobę reprezentuje członek rodziny lub domownik.

Zasób Archiwum Państwowego w Białymstoku udostępniany jest w czytelni czynnej od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 15.00, w oparciu o Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. W świetle przytoczonego Zarządzenia archiwa państwowe udostępniają materiały archiwalne osobom fizycznym lub prawnym, organizacjom społecznym, organom państwowym i samorządowym oraz jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej. Osoby fizyczne korzystają z materiałów we własnym imieniu lub charakterze upoważnionych pełnomocników podmiotów prawnych. Użytkownicy mają do dyspozycji dostępne pomoce archiwalne (dostęp do pomocy może być wyjątkowo ograniczony ze względu na przeszkody prawne, przede wszystkim w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych, lub dóbr osobistych.), mogą również zamawiać odpłatne reprodukcje.

Podania, zaświadczenia, pełnomocnictwa, uwierzytelnianie kserokopii podlega opłacie. Jej wysokość i formy pobierania reguluje ustawa o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 86, poz. 960 z późniejszymi zmianami). Z opłat skarbowych zwolnione są wnioski organów administracji rządowej i samorządowej oraz osoby ubiegające się od dokumenty w sprawach rentowo-emerytalnych, odszkodowawczych (Fundacja Polsko-Niemiecka „Pojednanie”) i kombatanckich.

Archiwum świadczy płatne usługi w zakresie poszukiwań własnościowych, genealogicznych i tematycznych. Wysokość opłat reguluje Zarządzenie nr 2/2012 z dnia 10.02.2012 Dyrektora APB. Wysokość stawek dostępna na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Białymstoku.

Przyjmowanie skarg i wniosków

Sposób i tryb rozpatrywania skarg i wniosków reguluje art. 227-247 kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenie rady ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą faxu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

Przyjmujący skargi i wnioski potwierdza złożenie skargi lub wniosku jeżeli zarządza tego wnoszący. Skargi i wnioski niezawierające nazwiska (nazwy oraz adresu wnoszącego) pozostawia się bez rozpoznania).

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez Archiwum Państwowe w Białymstoku albo przez jego pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.
Archiwum Państwowe w Białymstoku jest zobowiązane załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności. Wniosek również powinien być załatwiony bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. O sposobie załatwienia wniosku zawiadamia się równocześnie wnioskodawcę.

Wnioskodawcy niezadowolonemu ze sposobu załatwienia wniosku lub nie załatwienia wniosku w terminie służy prawo wniesienia skargi.